AOS COLEGAS REQUISITANTE DE COMPRAS E SERVIÇOS EM GERAL.
Todos nós, servidores, que necessitamos adquirir um produto (material, equipamento, serviços…) devemos saber especificar por escrito o objeto que pretendemos comprar ou contratar: independentemente de qual seja a modalidade de licitação ou de compra direta.
Muitas vezes, o insucesso de um processo de compras, quer seja por licitação ou dispensa, deve-se ao fato do requerente não ter sido claro no seu pedido e/ou não ter atendido alguns requisitos básicos e fundamentais para que um bom Termo de Referência seja escrito. O Termo de Referência é o anexo do Edital, onde o fornecedor verificará todas as características do produto ou serviço e suas condições de entrega ou execução, garantia, entre outras informações relevantes.
É imprescindível que o requisitante, por ter o conhecimento técnico daquilo que precisa adquirir, observe e atenda as seguintes necessidades relacionadas no check list abaixo:
– O Requisitante verificou no Setor de Almoxarifado ou no Setor de Patrimônio se há nesses setores o objeto pretendido, antes de solicitar a compra?
– Todas as características do objeto pretendido são compatíveis com as existentes no mercado? Foi realizada uma pesquisa para chegar a um determinado produto de qualidade sem que este seja direcionado a uma única marca ou a um único fornecedor?
– PARA QUE FAÇAMOS UMA BOA PESQUISA DE PREÇOS:
Há uma boa justificativa para a demanda, uma especificação detalhada do objeto ou serviço, um padrão de qualidade e desempenho? Qual a unidade de fornecimento? Qual o tempo de garantia? No caso de equipamentos, há necessidade de incluir na descrição a instalação? Há itens acessórios que devem estar incluídos obrigatoriamente no objeto e quais são? Há algum documento que se refira à comprovação da qualidade do produto que o requisitante está solicitando: algum certificado, algum selo de qualidade…?
– Há alguma informação específica que os servidores do Setor de Compras possam incluir no Termo de Referência, de forma a melhor instruir o fornecedor sobre o objeto pretendido?
– O requisitante definiu o método de entrega ou de realização do serviço? Tratando-se de equipamento, haverá necessidade de suporte técnico, por exemplo?
– O requisitante deverá conferir pessoalmente no ato da entrega o objeto adquirido? Ele terá de combinar junto ao setor de patrimônio ou de almoxarifado se a qualidade do objeto é compatível com a ficha técnica da proposta enviada no pregão? Qual o prazo de recebimento provisório e qual o prazo para aceitação definitiva?
Se fôssemos pessoalmente comprar algo numa loja ou com um representante, saberíamos quais são as características técnicas que fazem do produto desejado aquilo que precisamos, sabendo diferenciá-lo de uma imitação ou de um produto inferior que não atende nossas necessidades e que nos causam prejuízo.
Ninguém é melhor que o demandante para efetuar uma boa descrição, pois ele conhece o produto da sua área de atuação e o benefício que este lhe proporcionará como docente ou TAE, de forma a beneficiar a qualidade dos serviços prestados de uma forma geral no IFC — Campus Araquari.